第一章 总 则
第一条 为进一步规范继续教育学院档案收集、整理、保管、利用与移交等各项工作，健全分层分类、权责明晰的档案管理体系，落实归口科室负责制，保障党建工作、行政工作、学历教育、非学历教育四类档案资料的完整性、真实性、安全性与规范性，最大化发挥档案服务教学、管理、党建工作的作用。依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》及上级主管部门、学校档案管理相关规章制度，结合我院组织架构与科室分工实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于学院内部所有门类、所有载体形式的档案资料，涵盖纸质文件、电子文档、声像资料、合同协议、实物资料等；覆盖党建工作档案、行政工作档案、学历教育工作档案、非学历教育工作档案四大板块，全体科室、在岗教职工均须遵照本办法执行。
第三条 管理原则
1.归口管理，科室负责：按照业务归属原则，四大业务科室分别负责对应类别档案全流程管理，谁产生、谁整理、谁归档、谁保管；
2.统一标准，规范执行：全院档案执行统一的归档标准、装订格式、编号规则、保管要求，保证档案体系规范化；
3.安全保密，高效利用：严守国家保密条例及学校隐私保护规定，做好档案实体与电子档案安全防护；在合规前提下，简化内部借阅流程，提升档案利用效率；
4.定期归档，动态更新：常态化收集业务资料，按照年度、项目节点完成归档工作，杜绝资料积压、丢失、遗漏。
第四条 档案分类及责任划分
结合学院科室设置，实行一科一档、对口负责模式，具体分工如下：
1.综合办公室：全权负责全院党建、行政工作类档案；
2.学历教育科室：全权负责全院学历教育相关业务档案；
3.非学历教育科室：全权负责全院非学历教育培训类业务档案。
第二章 组织架构与岗位职责
第五条 档案工作领导小组
学院成立档案管理工作领导小组，院长担任组长，分管副院长或负责人担任副组长，各科室负责人为小组成员。主要职责：统筹全院档案管理整体工作；审批档案管理制度、年度归档计划；审核档案销毁、涉密档案借阅、跨部门档案移交等重要事项；监督、考核各科室档案管理工作开展情况；协调解决档案管理工作中的重难点问题。
第六条 通用管理要求
学院综合办公室不再统一收集全院档案，仅承担统筹监督、标准制定、业务培训、对接学校档案馆的职能，不直接保管其他科室业务档案。各科室独立设立档案存放区域，配备专用档案柜，指定专职/兼职档案管理人员。
第七条 各科室专项岗位职责
（一）综合办公室
1.统筹制定全院统一的档案归档格式、编号标准、保管规范；
2.负责党建、行政类档案全过程管理，包含资料收集、归档、库房保管、查询利用、到期鉴定、档案移交；
3.面向其余三个科室开展档案业务指导、技能培训、日常检查；
4.汇总全院档案工作报表，对接学校档案馆完成各项上报工作；
（二）学历教育科
1.负责高等学历继续教育业务所有档案管理工作；需上交至学校档案室的档案，由学历教育科按综合办公室传达的学校存档要求，统一规范提交至学校档案馆。
2.负责核实查档学生身份信息，并与学校档案馆对接学籍档案查询工作。
3.负责毕业生档案工作。需要邮寄的毕业生档案，由学历教育科统一收集邮寄地址信息，并通过邮政EMS邮寄到毕业生相关工作单位或生源地人社局（人才中心）。
4.配合领导小组及综合办公室完成档案检查与上报工作。
（三）培训中心
1.负责非学历业务工作档案管理；
2.以单个培训项目为单元，完成项目立项、招生、教学、学员管理、结业、经费配套资料的综合归档并上传至非学历教育平台；
3.配合领导小组及综合办公室完成档案检查与上报工作。
第三章 各类档案归档范围及管理细则
第八条 归档范围
（一）党建档案
1.组织建设：党组织架构调整、换届选举文件、党员花名册、党员发展、入党积极分子培养、党员转正、组织关系转接、党费收缴台账及凭证；
2.党内活动：三会一课、主题党日、组织生活会、民主生活会、民主评议党员、党内专项整治活动全套资料；
3.思想意识形态：党建学习计划、理论学习资料、意识形态研判报告、宣传教育、思政建设相关文件；
4.党风廉政：廉政建设责任书、警示教育活动材料、廉洁风险防控方案、违纪问题处置材料；
5.综合文件：党建工作制度、支部会议纪要、请示批复、评优表彰、年度工作计划与工作总结。
（二）行政档案
1.综合管理：学院发展规划、各项规章制度、党政联席会议纪要、请示批复、工作简报、大事记、印章使用登记；
2.人事管理：教职工招聘、绩效考核、职称评审、岗位聘任、培训奖惩、人事合同、离退休人员相关资料；
3.财务管理：年度预算、收费文件、审计报告、各类财务合作协议；
4.资产后勤：办公设备采购验收、资产台账、物资报废审批、消防安全、综治维稳、对外接待、应急管理资料等。
（三）学历教育工作档案
1.招生板块：招生方案、招生简章、招生计划、报名资料、新生录取名册、录取相关批复文件；
2.学籍板块：新生注册资料、学籍异动（休学、退学、转学）审批表、学员成绩台账、课程考核资料；
3.教学板块：人才培养方案、教学计划、课程大纲、教学检查记录、教学评估、教研改革项目资料；
4.毕业板块：毕业生信息核对表、毕业生鉴定表、成绩单、学位申报材料、证书签领存根、档案转递记录、毕业实习报告。
（四）非学历教育工作档案
1.培训协议及方案：培训项目协议、实施方案；
2.学员管理：学员报名表、参训名册、考勤签到表、考核评分表、结业审核资料；
3.教学实施：课程表、实训记录；
4.结业及配套：结业证书存根、项目经费收支明细。
第四章 档案保管、信息化与保密管理
第九条 库房管理
1.各科室须单独划定档案存放区域，配置专用防盗档案柜，落实防火、防潮、防虫、防磁、防尘、防盗基础防护措施；
2.档案按类别有序摆放，粘贴统一标识，严禁在档案存放区域吸烟、堆放杂物，档案管理员每月开展一次安全巡检，并做好巡检记录。
第十条 档案信息化建设
1.全院统一档案电子命名规则、存储格式，各科室同步推进纸质档案电子化管理；
2.电子档案实行本地+云端双重备份，涉密电子档案单独加密断网存储，严禁随意传输；
3.综合办公室定期汇总全院电子档案数据，搭建学院内部共享检索平台。
第十一条 保密管理
1.涉密档案、学员隐私档案由各科室专人专柜上锁管理，与普通档案分区存放；
2.涉密档案借阅、复制、摘抄，必须经分管院领导审批，全程登记备案；
3.档案管理人员离岗、轮岗时，必须完成档案交接，并签订保密承诺书。
第五章 档案借阅、移交
第十二条 档案借阅
1.内部借阅：教职工向对应责任科室提出申请，经科室负责人审批后方可借阅，约定归还时限；
2.外部借阅：外单位查阅档案，需持单位介绍信、经办人有效证件，经学院分管领导审批，仅限现场查阅，不得带离档案室；
3.借阅人员严禁涂改、撕毁、拆解、私自复制档案，逾期未归还档案的，由对应科室负责催收。
第十三条 档案移交
1.向上级移交：各科室按照综合办公室传达的学校档案管理要求，将档案编制统一移交；
2.岗位移交：科室档案管理人员岗位调整、离职时，必须盘点所有档案，填制交接清单，双人核对签字，完成交接；
3.特殊移交：学历毕业生人事档案，由学历教育科密封后，通过正规渠道转递，并留存转递凭证。
第十四条 学院将档案管理工作纳入各科室年度考核内容，领导小组每年开展一次全院档案专项检查，对归档规范、管理优秀的科室予以表彰；对工作滞后、资料缺失的科室进行通报批评。
第六章 附 则
第十五条 本办法由继续教育学院综合办公室负责解释。此前学院发布的相关档案管理规定，与本办法相冲突的，以本办法为准。
第十六条 本办法自正式印发之日起试行。
